Provimento 213 exige login individual, criptografia e registro de acessos em serventias de todos os portes; quem trabalha com dois ou três funcionários é quem tem menos estrutura para atender.
Quem vai ao cartório reconhecer firma ou lavrar uma escritura deixa lá cópia de documento, endereço, estado civil, valor de imóvel e, em muitos casos, informação sobre saúde ou sobre briga de família. O Provimento 213 do CNJ, em vigor desde fevereiro de 2026, é a norma que diz como esse material tem de ser protegido nos sistemas de informática das serventias. A Locus.IA, companhia de software que nasceu no interior do Paraná, publicou uma análise detalhada da norma, citada mais adiante.
Quem precisa cumprir a norma
A regra alcança cartórios de todos os tamanhos. Uma serventia de capital, com equipe grande e setor de informática próprio, precisa cumprir, e o cartório de distrito que funciona com o titular e mais duas pessoas também precisa. O que muda é a estrutura. No cartório pequeno, quem atende no balcão é a mesma pessoa que cuida do computador, do backup e do contrato com a empresa de software, e é essa pessoa que vai ter de dar conta de exigência como autenticação em dois fatores e trilha de auditoria, que em outro lugar seria assunto de departamento técnico.
Senha individual para cada funcionário
A mudança mais visível no dia a dia é o fim da senha compartilhada. Pelo artigo 5º da norma, cada pessoa que acessa o sistema tem de entrar com credencial própria e, como regra, com um segundo fator de autenticação, um código enviado ao celular, por exemplo. A prática de todo mundo usar o mesmo login no mesmo computador deixa de ser permitida.
Para quem está do outro lado do balcão, isso significa que o ato praticado fica ligado ao nome de quem o praticou. Quer dizer, a escritura ou a procuração continua sendo feita por alguém identificado no sistema. A norma também veda que contas automatizadas, aquelas que rodam sem uma pessoa por trás, pratiquem diretamente atos notariais e de registro.
Criptografia dos documentos e do backup
A norma exige criptografia dos dados quando circulam entre computadores e também quando estão guardados, aí incluídas as cópias de segurança. Se um computador do cartório for furtado ou um disco de backup se perder, o conteúdo não pode ser lido por quem o encontrar. A chave que abre esses arquivos tem de ficar sob acesso restrito.
Esse é um dos pontos em que a estrutura pequena pesa mais. Uma serventia com três pessoas raramente tem quem cuide disso em tempo integral e acaba tendo de resolver a questão com o fornecedor do sistema. Para as menores, a norma admite o uso de serviço comercial de nuvem para o backup, desde que os arquivos sejam cifrados antes de sair do cartório e a chave fique exclusivamente com a serventia.
Registro de quem consultou o ato
Pelo artigo 10, o sistema tem de guardar uma trilha de auditoria: quem acessou, em que data, hora, minuto e segundo, o que fez e qual foi o resultado. Esse registro tem de ser mantido por no mínimo cinco anos.
Para o usuário do serviço, isso vira uma garantia concreta. Se houver suspeita de que um documento foi consultado ou alterado indevidamente, existe um registro para verificar. É um pedido raro, mas passa a ter base na norma.
Contrato com o fornecedor do sistema
Cartório pequeno quase nunca desenvolve o próprio sistema. Ele contrata uma empresa, muitas vezes de outra cidade, e depende dela para tudo. A norma exige que esse contrato preveja confidencialidade, gestão de incidentes e observância integral da LGPD. Exige ainda um ponto pouco lembrado, a portabilidade: se a serventia trocar de fornecedor, os dados têm de sair em formato aberto, e a extração completa tem de ser testada e documentada.
Isso protege o usuário de um problema que ele não vê. Um cartório que não consegue migrar de sistema fica preso ao fornecedor, mesmo que a empresa deixe de atender aos padrões de segurança.
Responsabilidade do titular
Pelo artigo 14, contratar uma empresa de software não afasta nem reduz a responsabilidade pessoal do titular da serventia. Se o fornecedor falhar, quem responde é o tabelião ou o registrador, e não a empresa contratada. Isso explica por que a norma pesa tanto sobre quem tem pouca estrutura. A exigência é a mesma para todos os cartórios e a responsabilidade não se transfere para ninguém.
O que o cidadão pode perguntar no balcão
Nenhuma dessas exigências obriga o cidadão a fazer alguma coisa, mas ele pode perguntar. Pode perguntar, por exemplo, se cada funcionário tem o próprio acesso ao sistema e se há registro de quem consultou o seu ato. Também vale perguntar onde fica o backup dos documentos que entregou e se o cartório tem contrato com a empresa responsável pelo sistema.
Perguntas desse tipo ajudam a serventia a levar a sério o que a norma pede e dão ao usuário um ponto de partida caso algo dê errado. Quem quiser entender o texto ponto a ponto encontra uma explicação do Provimento 213 do CNJ publicada pela Locus.IA, com o que a norma exige e o que ela não exige.
